|
1. Первый вход в программу
После инсталляции и запуска программы запрашивается ваше имя и пароль. В поле «Ваше имя» следует ввести «1», в поле «Пароль» следует ввести «1».
2. Завести новых пользователей и определить их права доступа
Раздел: Администратор\Пользователи
На первых порах, пока идет знакомство с программой, можно пользоваться формальным входом с именем «1». Однако в дальнейшем следует зарегистрировать реальных пользователей и определить их права доступа.
Следует иметь в виду, что в поле «Пользователь» лучше указывать Фамилию пользователя, а в поле «Системное имя» — любое сочетание знаков, которое пользователь сам себе выберет для входа в систему. Пароль входа в систему каждый оператор определяет для себя самостоятельно.
3. Заполнить карточку с реквизитами вашей фирмы
Раздел: Администратор\Системные установки\Наша фирма
Заполняя карточку сведений вашей организации следует помнить, что в штатном режиме поле ИНН не доступно для редактирования. В поле «Учетная запись» следует указать условное название, по которому удобно распознавать эту учетную запись. Остальные поля формы предназначны для ввода реквизитов (учетных сведений) организации. Если учетных записей несколько — следует заполнить реквизиты организации для каждой из учетных записей.
4. Создать прайс-лист
Раздел: Прайсы\Новый
После инсталляции программы все таблицы базы данных «СиЗиФа», включая таблицу прайс-листов, — пустые.
Для создания прайс-листа в разделе «Прайсы» следует использовать кнопку «Новый».
В карточке прайс-листа следует определить его название в поле «Прайс-лист» и, используя кнопку «Добавить», заполнить прайс-лист позициями. Названия позиций прайс-листа — это то, что будет включаться в счет для оплаты. Названия позиций прайс-листа следует записывать кратко, лаконично, например: «Труд,1/20,цвет» или «Известия,рекл.статья».
5. Создать график выхода
Раздел: Прайсы\График
Если в карточке прайс-листа задан параметр «Периодический», следует сформировать график — кнопка «График». Понятие «график» хорошо иллюстрируется на примере периодического издания, тогда график — это график выхода издания. Для формирования графика следует задать начальный номер издания, дату сдачи материалов и дату выхода издания. Затем, установив начальную позицию для дальнейшего пересчета, следует нажать на кнопку «Пересчитать», задать интервал пересчета и указать количество номеров выхода издания для пересчета.
Программа автоматически пересчитает график на заданное количество номеров.
6. Задать правило автонумерации заказов
Раздел: Администратор\Системные установки\Счет\Заказ\Автонумерация
Чтобы задать правило автонумерации счетов (заказов), следует обратиться к разделу Администратор. Здесь в закладке «Счет\Заказ» есть таблица, в которой можно задать стартовый номер для автонумерации. Номера заказов могут быть чисто цифровыми и с буквенными префиксами. Для каждого буквенного префикса можно задать свой план автонумерации. Для того, чтобы задать стартовый номер для заказов без буквенного префикса, следует задать этот номер в строке с пометкой «Без буквы».
Кроме правила автонумерации заказов в данном окне настройки можно задать следующие параметры «по умолчанию»:
— размер комиссионных в %, сумма комиссионных вычисляется и подставляется в счет; если комиссионные не требуются, следует задать значение «0»;
— налог на рекламу в %, актуален для регионов России;
— точность скидки/наценки — задается количество знаков после запятой при задании % скидки или наценки.
7. Задать правило автонумерации счетов-фактур
Раздел: Администратор\Системные установки\Счет-фактура\Автонумерация
Чтобы задать правило автонумерации счетов-фактур следует обратиться к разделу Администратор. Здесь в закладке «Счет-фактура» есть таблица, в которой можно задать стартовый номер для автонумерации. Предусмотрено несколько планов автонумерации, различающихся кодом. Для каждого кода можно задать свой стартовый номер автонумерации.
Кроме правила автонумерации счетов-фактур в данном окне настройки можно задать следующие параметры «по умолчанию»:
— % НДС по умолчанию;
— % комиссионных по умолчанию при выписке счетов-фактур с комиссионным вознаграждением;
— % налога с продаж по умолчанию;
— Страна-производитель — название, подставляемое в счет-фактуру по умолчанию.
8. Задать начальное сальдо по кассе и банку
Раздел: Касса\Внутренние перемещения\Новый
В разделе «Касса» имеется две таблицы проводок: «Проводки по счетам» и «Внутренние перемещения».
Первая из этих таблиц заполняется автоматически при регистрации платежей клиентов или платежей подрядчикам.
Вторая таблица — «Внутренние перемещения» — предназначена для регистрации начального сальдо и внутренних перемещений денег: из кассы в банк, из банка в кассу, под отчет и др.
В нижней части окна следует вбрать кнопку «Новый», по которой откроется карточка для регистрации внутренней проводки. Заполните поля:
— в поле «Дата» — дата начального сальдо;
— в поле «Основание» — НАЧАЛЬНОЕ САЛЬДО«;
— в поле «Контрагент» — Имя исполнителя;
— в поле «Сумма» — значение начального сальдо;
— в поле «Примечание» — «НАЧАЛЬНОЕ САЛЬДО».
Следует выбрать тип проводки — «Дебет» и сохранить введенную информацию.
Аналогично выполняется задание начального сальдо по банку в разделе:
Банк\Внутренние перемещения\Новый.
9. Зарегистрировать в базе данных клиентов
Раздел: Клиенты\Новый
В таблице клиентов, которая при первом открытии — пустая, следует нажать кнопку «Новый» для открытия учетной карточки для нового клиента. Данные учетной карточки клиента используются для оформления документов, организации контактов и для других нужд. Красные поля карточки — обязательны для заполнения. Остальные поля заполняются по надобности. Поле «Название кратко» — это условное краткое название фирмы, используемое менеджером для быстрого поиска и идентификации клиента и не используемое для других целей.
10. Оформить заказ клиента
Раздел: Клиенты\Заказы\Новый
В таблице клиентов для каждого клиента можно открыть дополнительную таблицу со списком его заказов, его платежей и счетов-фактур, выписанных клиенту. Чтобы перейти к списку заказов клиента, следует нажать на кнопку «Заказы» и в открывшемся окне нажать на кнопку «Новый» — откроется карточка нового заказа.
Заполнение карточки заказа следует начать с кнопки «Добавить», которая позволит наполнить заказ работами из прайс-листа. Для каждой позиции заказа следует определить количество, скорректировать цену, если она отличается от цены по прайс-листу, назначить скидку и наценку, можно также написать небольшой комментарий.
Если позиция заказа представляет собой публикацию рекламы в СМИ, следует задать план публикаций (кнопка «План» или двойной клик по клетке таблицы заказа в столбце «План»).
Номер заказа определится при выходе из заказа — программа предложит присвоить номер. Можно также использовать кнопку «№!». В обоих случаях сработает правило автонумерации. Если номер заказа ввести в поле «Заказ №» вручную — автонумерация отменяется.
Распечатать сам заказ или счет по заказу можно, используя кнопку «Печать»
Программа предложит список возможных форм печати (отчетов), из которых следует выбрать требуемый, например — «Счет». Перед печатью на принтер целесообразно просмотреть документ.
По завершении работы с заказом — выйти из карточки заказа с сохранением.
11. Зарегистрировать оплату заказа
Раздел: Клиенты\Заказы\Оплатить
В таблице заказов оплаченные заказы имеют черный цвет, неоплаченные или недооплаченные — красный цвет.
Чтобы оплатить красный (неоплаченный) заказ, следует выделить строку с этим заказом, нажать на кнопку «Оплатить» и выбрать тип платежа — наличный или безналичный.
Далее следует заполнить открывшуюся карточку платежа, указав номер, дату и сумму платежа, и сохранить введенные данные.
12. Зарегистрировать платеж
Раздел: Клиенты\Платежи\Новый
Деньги, поступившие от клиента, можно зарегистрировать в таблице платежей данного клиента.
Для этого в таблице платежей клиента следует воспользоваться кнопкой «Новый» и открыть карточку платежа, в которой заполняется номер и дата платежа, сумма платежа и комментарий к платежу.
Вся сумма платежа может быть использована для погашения одного или нескольких заказов, целиком или частично.
В таблице платежей наличные платежи имеют зеленый фон, безналичные — белый фон. Платежи, сумма которых использована не полностью, имеют красный цвет букв.
13. Выписать счет-фактуру
Раздел: Клиенты\Фактуры\Новый
Счет-фактура может быть выписана по счету, по платежу или произвольно. При выписке счета-фактуры по счету в счет-фактуру по желанию можно включить позиции счета или оставить общую формулировку.
Кроме того счет-фактура может быть выписан «по отгрузке», однако этой возможностью целесообразно воспользоваться после получения некоторого опыта работы с программой.
Номер счета-фактуры можно ввести произвольно на свое усмотрение или воспользоваться кнопкой «№!» для автонумерации.
14. Посмотреть отчеты
Раздел: Отчеты
Чтобы получить представление о списке и содержании отчетов, которые имеются в программе следует в главном меню выбрать кнопку «Отчеты» и последовательно пройти по открывшемуся списку отчетов.
Смысл этих отчетов станет понятен, когда система будет заполнена информацией.
Кроме отчетов в главном меню существует свой набор отчетов в каждой таблице системы. Для перехода к списку отчетов по текущей таблице следует нажать правую кнопку «мышки» и в открывшемся вспомогательном меню выбрать позицию «Отчеты». Пример списка отчетов в общей таблице клиентов приведен ниже.
15. ’’Быстрые клавиши’’ и помощь
Значения «быстрых клавиш» для текущего открытого окна системы можно всегда посмотреть, если открыть разделы «Таблица» или «Окно» в самом верхнем меню серой строки колонтитула окна программы.
Кроме того полезно знать, что " клик" по правой кнопке «мышки» в любой заполненной строке открытой таблицы вызывает дополнительное меню с дополнительными функциями программы, такими как «Отчеты», «Выборка», «Поиск» и другими.
Клавиша F1 вызывает функцию описания возможностей программы.
|
2004 «АДВ-Капитал»
